Dokümanlar önceden tanımlanan hiyerarşik bir yapıda tutulurlar. Bu hiyerarşik yapı yazılım kullanılmaya başlanmadan firma ihtiyaçlarına göre tanımlanmalıdır. Doküman Ağacı; kuruluşun dokümanlarını, süreçler ve organizasyon yapısı gibi çeşitli ihtiyaçlara göre kategorize etmesini sağlayan, hiyerarşik yapıdır.
Döküman ağacındaki hiyerarşik yapıya ek olarak, dokümanları kategorize etmek için doküman tipleri tanımlayabilirsiniz.
İş Akış TanımlarıSüreç takip formlarında kullanmak için Süreç İş Akışı tanımlayabilirsiniz.
Geçerlik süresi bir dokümanın yürürlükte kalacağı süreyi gösterir. Örneğin; 1 yıl, 3 yıl veya belirsiz gibi tanımlamalar yapabilirsiniz.
Dokümanlar periodik şekilde güncelleniyor ise bir yenileme süresi tanımlayabiliriz. Örneğin; hergün, salı/perşembe, Her ayın 1'inde, 3 ayda bir, yılda bir gibi.
Program kullanıcılarının, bir personel kaydı ile ilişkilendirilmesi ve iş/görev tanımının belirtilmesi gerekir.
Yazılım kullanıcılarını, bu bölümden tanımlayın.
Kullanıcı GruplarıKullanıcı gruplarını bu bölümden tanımlayın.
Çalışan personel bilgilerinin tanımlandığı ekrandır.
Bölüm TanımlarıDepartmanları buradan tanımlayabiliriz.
İş pozisyonlarını ve görevleri bu bölümden tanımlayabilirsiniz. Örneğin; Genel Müdür, Kalite Güvence Müdürü gibi.
Proje TanımlarıDokümanlar ile ilişkilendireceğiniz projeler tanımlayabilirsiniz.